Serein au travail avec la méthode des 5 S

Comment organiser son espace de travail et optimiser son organisation matérielle pour alléger son mental et développer sa sérénité ? Grâce à la méthode des 5 S, élaborée dans le cadre du Système de production de Toyota.

La méthode des 5 S tire son nom de la première lettre de cinq termes japonais caractérisant chacun l’une des opérations successives qui structurent la démarche :

  • Seiri (ranger, supprimer l’inutile)
  • Seiton (ordonner, situer les choses)
  • Seiso (nettoyer, faire scintiller)
  • Seiketsu (standardiser les règles, rendre évident)
  • Shitsuke (respecter, entretenir avec discipline)

Au-delà d’objectifs de gestion de la qualité et de la production, la démarche s’avère profitable à bien des titres à qui met en place ces principes de gestion de l’espace et de management de soi : allègement matériel et psychologique, apaisement mental, disponibilité à soi et à autrui, autant d’ingrédients propices au bien-être.

Pourquoi l’utiliser ?

La méthode des 5 S vise à alléger l’espace de travail de façon efficace et en a améliorer l’état de propreté, ainsi qu’à encourager les efforts pour préserver une gestion de l’espace rationalisée et optimisée. elle permet de réduire les dépenses en temps et en énergie. Bien plus, en libérant l’esprit de contraintes logistiques et matérielles, elle restaure un espace de sérénité et de bien-être pour se consacrer pleinement à sa tâche, développer sa créativité, et cultiver une véritable disponibilité à soi et à autrui.

« Une place pour chaque chose, et chaque chose
à sa place… ! »
Samuel Smiles

La démarche s’avère propice lorsque la dimension matérielle en vient à parasiter l’action : trop d’objets sur le bureau, de documents en attente, de stimulations concomitantes… Remettre de l’ordre autour de soi en réaménageant son espace de travail de manière optimisée permet de se réapproprier ce dernier, et de trouver une forme d’allègement mental et d’apaisement.

La méthode des 5 S, mode d’emploi

5 S, 5 étapes :

  1. Seiri : supprimer. Éliminer de l’espace de travail toute chose qui n’a pas sa place. En fonction de la fréquence d’utilisation du matériel de travail, lui attribuer une place plus appropriée.
  2. Seiton : situer. Aménager l’espace de travail de façon à éviter les pertes de temps et d’énergie : classer les objets par ordre d’utilisation, rendre évident et ergonomique leur placement (objets lourds faciles à prendre), etc.
  3. Seiso : nettoyer. Détecter les anomalies, remettre systématiquement en état, supprimer l’anomalie à la source, etc.
  4. Seiketsu : standardiser, rendre évident. Définir des règles de rangement, pour faciliter le maintien de l’ordre et de la propreté.
  5. Shitsuke : soutenir (sustain) et être discipliné. Vérifier régulièrement la cohérence du système et son « fonctionnement » rigoureux.

La première étape du processus (Seiri) est cruciale et mérite une attention particulière. Elle est souvent énoncée sous forme de « comptine »…

Tout ce qui ne sert pas (ou plus) depuis un an est jeté. De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par mois est remisé à l’écart (archivé). De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par semaine est remisé à proximité (dans l’armoire). De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par jour est au poste de travail (dans le tiroir). De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par heure est au poste de travail, directement à portée de main (sur le bureau). Et ce qui sert au moins d’une fois par heure est directement sur la personne.

La Boîte à outils du Bien-être au travail
61 outils et méthodes
Collection : BàO La Boîte à Outils, Dunod
Clotilde Huet, Gaëlle Rohou, Laurence Thomas

 

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